Consulenza GDPR e gestione di Privacy Policy

Realizzazione Siti Web a norma GDPR
Proteggiamo i dati, costruiamo fiducia

La Privacy Policy è un elemento fondamentale per qualsiasi azienda che tratti dati personali, poiché garantisce la trasparenza e la conformità alle normative vigenti in materia di protezione dei dati. La sua importanza risiede nella capacità di proteggere i diritti e le libertà degli individui, assicurando che i loro dati personali siano gestiti in modo sicuro e responsabile.

A Fatti di Web siamo convinti che una gestione adeguata e trasparente dei dati non solo protegga i diritti degli individui, ma rafforzi anche la fiducia e la reputazione delle aziende. Il nostro impegno si estende oltre la semplice conformità normativa: ci preoccupiamo di informare e aggiornare i nostri clienti sull’importanza della privacy e di fornire loro gli strumenti necessari per gestire correttamente i dati personali.

Consulenza GDPR e gestione di Privacy Policy. Web Agency Padova

Con un professionista esperto di privacy nel nostro team, ci assicuriamo che ogni aspetto della gestione dei dati personali sia trattato con la massima attenzione e competenza: offriamo soluzioni personalizzate per la creazione e l’aggiornamento delle Privacy Policy, garantendo che siano sempre allineate alle normative più recenti.

Affidandoti a Fatti di Web, puoi essere certo che la tua azienda adotterà le migliori pratiche in materia di privacy, proteggendo i dati personali dei tuoi clienti, dipendenti e fornitori con la massima serietà e professionalità.

Guida Step by Step

Principi fondamentali del GDPR sulla Privacy Policy

Il Regolamento UE 2016/679 (GDPR) tutela il trattamento dei dati personali delle persone fisiche per garantire la protezione dei loro diritti e delle loro libertà. Ecco i principali principi del GDPR:

  • Accountability (Responsabilizzazione): Titolari e responsabili del trattamento devono adottare comportamenti proattivi e dimostrare l’adozione concreta delle misure finalizzate ad assicurare l’applicazione del regolamento
  • Data Protection by Design: I titolari devono mettere in atto misure tecniche e organizzative adeguate sin dalla fase di progettazione del trattamento dei dati
  • Data Protection by Default: La protezione dei dati deve essere impostata come predefinita, trattando solo i dati necessari per ciascuna specifica finalità
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I nostri Servizi per una corretta gestione della Privacy

Offriamo sia pacchetti completi che servizi singoli, personalizzati in base alle esigenze specifiche dei clienti:

1 – Pacchetto Completo:

  • Creazione o aggiornamento di sistemi di gestione della privacy allineati alle disposizioni del GDPR, con consegna di documenti in formato cartaceo e digitale.

 

2 – Pacchetti Singoli:

  • Creazione e/o aggiornamento delle informative per sito web, dipendenti, clienti e fornitori
  • Definizione di ruoli e responsabilità (organigramma, autorizzazioni interne, regolamento privacy interno)
  • Predisposizione/aggiornamento del Registro dei Trattamenti e degli altri registri obbligatori
  • Procedure di sicurezza (disaster recovery) e salvataggio (back-up) dei dati, e modulistica per le notifiche di violazione dei dati (Data Breach)
  • Analisi del sito web e suggerimenti per l’allineamento dei cookies e delle interfacce non a norma
  • Misure tecnico-organizzative (lista software/hardware, registro utenze aziendali, mappatura informatica)
  • Predisposizione di procedure e documentazione tra Titolare e Responsabili esterni
  • Corsi di formazione sul corretto trattamento dei dati personali per dipendenti
  • Predisposizione delle richieste per l’autorizzazione all’installazione delle videocamere secondo D.Lgs 81/08
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Cos’è l’Accountability per Titolari e Responsabili d’azienda

Il concetto di responsabilizzazione (accountability in inglese) è un principio chiave del Regolamento UE 2016/679 (GDPR).

Questo principio richiede che i titolari e i responsabili del trattamento dei dati personali adottino comportamenti proattivi e dimostrino concretamente che stanno rispettando le disposizioni del regolamento. Ma cosa significa esattamente?

Cosa si intende per Responsabilizzazione in ambito di policy privacy

1. Adozione di Misure Adeguate:

    • Misure Tecniche e Organizzative: I titolari devono mettere in atto misure tecniche (come la crittografia) e organizzative (come la formazione del personale) per proteggere i dati personali.
    • Documentazione delle Misure: Devono documentare tutte le misure adottate per poter dimostrare la conformità alle normative.

2. Proattività:


    • Prevenzione dei Rischi: Invece di aspettare che si verifichino problemi, i titolari devono anticipare i rischi e adottare misure preventive.
    • Valutazioni di Impatto: Devono condurre valutazioni di impatto sulla protezione dei dati (DPIA) quando i trattamenti possono presentare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone.
 

3. Dimostrazione della Conformità:


    • Rendicontazione: Devono essere in grado di dimostrare alle autorità competenti (come il Garante per la protezione dei dati personali) che stanno rispettando il GDPR.
    • Trasparenza: Devono informare chiaramente gli interessati (le persone i cui dati sono trattati) su come e perché i loro dati vengono utilizzati.
 

4. Monitoraggio Continuo:

    • Revisione e Aggiornamento: Devono rivedere e aggiornare regolarmente le misure di sicurezza e le procedure per garantire che siano sempre efficaci.
    • Gestione degli Incidenti: Devono avere procedure in atto per gestire eventuali violazioni dei dati personali (data breach), compresa la notifica agli interessati e alle autorità competenti.
Esempio Pratico

Immaginiamo una piccola azienda che tratta i dati personali dei clienti per finalità di marketing. La responsabilizzazione implica che l’azienda:

  • Identifica i Rischi: Valuta i rischi associati al trattamento dei dati personali dei clienti.
  • Adotta Misure: Implementa misure di sicurezza adeguate, come l’uso di software di crittografia e la formazione del personale sulle best practices di privacy.
  • Documenta e Monitora: Documenta tutte le misure adottate e monitora continuamente la loro efficacia.
  • Informa i Clienti: Fornisce ai clienti informazioni chiare su come i loro dati vengono trattati e rispetta le loro preferenze di privacy.

Concretamente la responsabilizzazione richiede che i titolari e i responsabili del trattamento adottino un approccio attivo e trasparente nella gestione dei dati personali, garantendo non solo il rispetto delle normative, ma anche la protezione efficace dei diritti degli interessati.

Cos’è il Registro del Trattamento della Privacy?

Il registro del trattamento della privacy è uno strumento essenziale per una gestione trasparente, sicura e conforme dei dati personali all'interno di qualsiasi organizzazione.

Si tratta di un documento obbligatorio previsto dal Regolamento UE 2016/679 (GDPR) che tiene traccia di tutte le attività di trattamento dei dati personali effettuate da un'azienda o un professionista.

Questo registro non deve essere confuso con i moduli di consenso alla privacy, che sono documenti separati usati per ottenere il consenso degli interessati al trattamento dei loro dati.

Funzioni e Contenuti del Registro del Trattamento della Privacy

Il registro serve a documentare dettagliatamente come e dove vengono trattati i dati personali, chi ha accesso a questi dati e quali misure di sicurezza sono adottate per proteggerli. Ecco i principali elementi che devono essere inclusi nel registro:

  1. Dati del Titolare e del Responsabile del Trattamento della Privacy:
    Nome e dati di contatto del titolare del trattamento (azienda o professionista) e, se applicabile, del responsabile del trattamento (es. consulenti esterni)
  2. Finalità del Trattamento:
    Descrizione delle finalità per cui i dati personali sono raccolti e trattati (es. gestione clienti, marketing, risorse umane)
  3. Categorie di Interessati e Dati Personali:
    Elenco delle categorie di interessati (es. clienti, dipendenti, fornitori) e delle categorie di dati personali trattati (es. dati anagrafici, dati di contatto, dati sanitari)
  4. Categorie di Destinatari:
    Elenco delle categorie di destinatari ai quali i dati personali possono essere comunicati (es. partner commerciali, fornitori di servizi)
  5. Trasferimenti di Dati a Paesi Terzi:
    Informazioni su eventuali trasferimenti di dati personali verso paesi terzi o organizzazioni internazionali, incluse le misure di protezione adottate
  6. Termini di Conservazione:
    Periodo di conservazione dei dati personali o i criteri utilizzati per determinare tale periodo
  7. Misure di Sicurezza:
    Descrizione delle misure tecniche e organizzative adottate per garantire la sicurezza dei dati personali (es. crittografia, accesso controllato)

Cosa deve contenere il Registro della Privacy

Descrizione dei Trattamenti:

  • Finalità del trattamento: Spiegazione del motivo per cui i dati personali sono raccolti e trattati (es. gestione clienti, marketing, risorse umane)
  • Categorie di dati personali trattati: Tipi di dati raccolti (es. nome, indirizzo, numero di telefono, dati sanitari)

 

Modalità di Conservazione dei Dati:

  • Luogo di conservazione: Dove vengono fisicamente o digitalmente conservati i dati (es. server aziendali, cloud storage, archivi cartacei)
  • Durata di conservazione: Periodo di tempo per cui i dati saranno conservati, oppure i criteri utilizzati per determinare tale periodo

 

Accesso ai Dati:

  • Personale autorizzato: Elenco delle persone o delle categorie di persone che hanno accesso ai dati personali (es. responsabili del trattamento, amministratori di sistema, personale HR)
  • Livelli di accesso: Specificazione dei diversi livelli di accesso ai dati (es. accesso in sola lettura, possibilità di modifica, accesso completo)

 

Misure di Sicurezza:

  • Misure tecniche e organizzative: Descrizione delle misure adottate per proteggere i dati personali (es. crittografia, firewall, controllo degli accessi, formazione del personale)
  • Procedure di sicurezza: Procedure per garantire la sicurezza dei dati, inclusi i piani di disaster recovery e backup

 

Modifiche e Aggiornamenti:

  • Autorizzazioni per le modifiche: Chi è autorizzato a modificare i dati personali e le condizioni in cui tali modifiche possono essere effettuate
  • Tracciamento delle modifiche: Sistema per tracciare le modifiche apportate ai dati personali (es. log delle modifiche, versioning dei documenti)

 

Categorie di Destinatari:

  • Destinatari dei dati: Categorie di destinatari a cui i dati personali possono essere comunicati (es. partner commerciali, fornitori di servizi)
  • Trasferimenti internazionali: Informazioni su eventuali trasferimenti di dati personali verso paesi terzi o organizzazioni internazionali e le relative misure di protezione

A cosa serve il Registro della Privacy?

il registro del trattamento della privacy è uno strumento essenziale per garantire una gestione corretta e sicura dei dati personali, contribuendo a proteggere i diritti e le libertà degli interessati e a rispettare le normative vigenti in materia di privacy. In sintesi, il registro del trattamento garantisce:

  • Trasparenza e Responsabilità: Dimostra che l’azienda o il professionista adotta un approccio trasparente e responsabile nella gestione dei dati personali
  • Conformità Normativa: È una prova di conformità alle disposizioni del GDPR, riducendo il rischio di sanzioni in caso di ispezioni da parte delle autorità competenti
  • Gestione dei Rischi: Aiuta a identificare e gestire i rischi associati al trattamento dei dati personali, implementando misure di sicurezza adeguate a proteggerli
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Sanzioni e Rischi per chi non si adegua al Regolamento UE 2016/679 (GDPR)

Non adeguarsi al Regolamento UE 2016/679 (GDPR) può comportare una serie di rischi significativi per aziende e professionisti. Tra questi rischi, i più rilevanti includono:

  1. Sanzioni Economiche: Le sanzioni possono variare a seconda della gravità della violazione:
  • Violazioni meno gravi: Fino a 10 milioni di euro o, per le imprese, fino al 2% del fatturato mondiale totale annuo dell’esercizio precedente, se superiore
  • Violazioni più gravi: Fino a 20 milioni di euro o, per le imprese, fino al 4% del fatturato mondiale totale annuo dell’esercizio precedente, se superiore

 

Questi importi sono massimi e l’effettiva sanzione viene determinata caso per caso, tenendo conto di vari fattori, come la natura, la gravità, la durata della violazione, il numero di persone interessate e il danno subìto

  1. Danni alla Reputazione: La mancata conformità può danneggiare gravemente la reputazione di un’azienda. La perdita di fiducia da parte di clienti e partner commerciali può avere un impatto duraturo e negativo sulle attività commerciali
  2. Azioni Legali: Gli interessati i cui dati personali sono stati trattati in modo non conforme possono avviare azioni legali contro l’azienda, chiedendo risarcimenti per i danni subiti
  3. Interruzione delle Attività: Le autorità possono ordinare la cessazione del trattamento dei dati, il che potrebbe interrompere operazioni cruciali per l’azienda

Cosa succede se non sei conforme alla Policy Privacy: un esempio reale

Un caso significativo di non conformità alla policy privacy avvenuto in Italia riguarda Tim S.p.A., uno dei principali operatori di telecomunicazioni del paese. Nel 2020, il Garante per la protezione dei dati personali italiano ha inflitto a Tim una sanzione di 27,8 milioni di euro per gravi violazioni del GDPR.

Dettagli del Caso

Le indagini del Garante hanno rilevato diverse infrazioni relative alla gestione dei dati personali dei clienti. Ecco alcuni dei punti chiave delle violazioni riscontrate:

  1. Telemarketing Aggressivo: Tim ha effettuato chiamate promozionali non autorizzate verso milioni di utenti, inclusi quelli che avevano espresso la volontà di non ricevere comunicazioni commerciali e quelli iscritti al Registro delle Opposizioni
  2. Gestione Inadeguata dei Consensi: È emerso che Tim non gestiva correttamente i consensi degli utenti, non rispettando le preferenze espresse dai clienti riguardo al trattamento dei loro dati personali
  3. Mancanza di Misure di Sicurezza: Tim non aveva implementato adeguate misure tecniche e organizzative per proteggere i dati personali degli utenti, esponendoli a potenziali rischi di violazione
  4. Procedure di Data Breach: Sono state riscontrate carenze nelle procedure di notifica delle violazioni dei dati personali (data breach), obbligatorie ai sensi del GDPR

 

Conseguenze

La sanzione inflitta a Tim ha avuto un forte impatto, sia in termini finanziari che reputazionali. Questo caso ha messo in luce l’importanza di:

  • Rispettare le preferenze degli utenti: Assicurarsi che i consensi siano gestiti correttamente e che le comunicazioni commerciali siano inviate solo a chi ha espresso il proprio consenso
  • Implementare misure di sicurezza adeguate: Proteggere i dati personali con misure tecniche e organizzative appropriate per prevenire violazioni
  • Gestire correttamente i data breach: Avere procedure in atto per notificare tempestivamente le violazioni dei dati personali alle autorità competenti e agli interessati

 

Questo esempio serve come monito per tutte le aziende operanti in Italia sull’importanza di rispettare rigorosamente le disposizioni del GDPR per evitare pesanti sanzioni e danni alla reputazione.

Per evitare di incorrere in pesanti sanzioni pecuniarie, o in altri rischi significativi, contattaci subito:

Il nostro esperto sarà lieto di offrirti una consulenza personalizzata per assicurare che la tua azienda sia sempre conforme alle normative vigenti in materia di privacy. Garantiamo la conformità alle normative sulla privacy e la sicurezza dei tuoi dati. Per ulteriori informazioni sui nostri servizi di gestione della privacy contattaci.

FAQ

Tutto ciò che devi sapere sulla sul GDPR e la Policy Privacy

Assolutamente no, oggi, aziende e professionisti devono essere dotati di un sistema “ADEGUATO” alla gestione e al trattamento dei dati dei loro fornitori, clienti, dipendenti. Quindi oltre all’informativa e ai registri obbligatori, nel sistema devono essere presenti documenti, procedure e registri che verranno a costituire le misure tecnico-organizzative del professionista o dell’azienda stessa

Un registro dove sono elencati tutte le attività/servizi svolti dall’azienda (o dal libero professionista). Da ogni attività o servizio derivano diverse tipologie di dati che devono essere esaminati dal consulente per comprendere con chiarezza con che mezzi vengono trattati questi dati, per quanto tempo, dove e se vengono archiviati e il livello di rischio della perdita o danneggiamento degli stessi, sia per l’azienda, sia per gli interessati a cui tali dati si riferiscono

Si, il Registro dei trattamenti deve essere presente in ogni sistema di gestione della privacy, dal più semplice al più complesso, e per qualsiasi attività

Dipende dal tipo di attività/servizio che si eroga:
– Se sei un’azienda con dipendenti e/o collaboratori (anche a p.iva) dovete avere l’informativa dipendenti/collaboratori, che sarà molto differente da quella dei clienti/fornitori
– Se disponi di un sito internet, dovrete avere un’informativa realizzata su misura per il vostro sito, oltre all’informativa dei cookie presenti nello stesso
– Per ogni servizio a seconda dei dati che trattate potreste essere obbligati a dover redigere delle informative specifiche. (alcune cooperative di servizi arrivano ad avere anche 10-15 informative specifiche)

La Guardia di Finanza, quindi consigliamo di allinearsi

Tale procedura serve a tutelare il libero professionista e l’imprenditore in caso di attacco hacker/malfunzionamento dei sistemi/perdita di dati, fa in modo che per voi sia impossibile ritrovarvi nella condizione di aver perso tutti i dati dei vostri clienti/fornitori/dipendenti ed è un elemento fondamentale per la business continuity

Quando si trattano dati particolari su larga scala (contattaci per precisazioni in merito noi forniamo un servizio annuale di DPO)

Il DPO (Data Protection Officer) ossia il Responsabile del Trattamento dei dati deve essere obbligatoriamente un professionista esterno all’azienda e va obbligatoriamente nominato per tutte quelle attività/imprese che trattano dati particolari su larga scala sia pubbliche che private. (contattaci per precisazioni in merito noi forniamo un servizio annuale di DPO)

No, in ogni sito deve essere presente sia l’informativa privacy che l’informativa cookie (che sono due distinte informative)

Il GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati) è una normativa dell’Unione Europea che regola il trattamento dei dati personali delle persone fisiche per proteggere i loro diritti e le loro libertà.

  • Accountability (Responsabilizzazione): I titolari e i responsabili devono adottare misure adeguate e dimostrarne l’efficacia.
  • Data Protection by Design: La protezione dei dati deve essere considerata sin dalla fase di progettazione dei processi.
  • Data Protection by Default: Devono essere trattati solo i dati necessari per ogni specifica finalità.
  • Accountability (Responsabilizzazione): I titolari e i responsabili devono adottare misure adeguate e dimostrarne l’efficacia.
  • Data Protection by Design: La protezione dei dati deve essere considerata sin dalla fase di progettazione dei processi.
  • Data Protection by Default: Devono essere trattati solo i dati necessari per ogni specifica finalità.
  • Accountability (Responsabilizzazione): I titolari e i responsabili devono adottare misure adeguate e dimostrarne l’efficacia.
  • Data Protection by Design: La protezione dei dati deve essere considerata sin dalla fase di progettazione dei processi.
  • Data Protection by Default: Devono essere trattati solo i dati necessari per ogni specifica finalità.